ZWISCHEN VORSTAND UND INVESTOR – ÜBERSETZEN VON GESCHÄFTSBERICHTEN

Alle Jahre wieder…

… steht bei Leinhäuser die Saison der Geschäftsberichte an. Die heißen Phasen liegen erfahrungsgemäß in den ersten Monaten des neuen Jahres, wenn diverse Geschäftsberichte in kürzester Zeit parallel übersetzt werden. Mit dem ersten bunten Laub geht jedoch im Herbst schon die Ressourcenplanung los: Kapazitäten werden abgestimmt und Übersetzer gebucht, damit in der Saison alles glatt läuft.

Das Übersetzen von Quartals-, Halbjahres- und Geschäftsberichten zählt zu den anspruchsvollsten Aufgaben, hier kommt es vor allem auf Präzision, Schnelligkeit und Fachkompetenz an. Nicht nur jeder Arbeitsschritt, jedes Wort und jede Zahl müssen stimmen. Ebenso gilt es, Vertraulichkeit und Sicherheit der Kommunikation während des gesamten Übersetzungsprozesses zu gewährleisten.

„Geschäftsberichte haben höchste Brisanz“, weiß Jessica Petritsch, Senior Account Manager Finanzkommunikation bei Leinhäuser. Zusammen mit weiteren Kollegen koordiniert sie die Teams aus Fachübersetzern und Lektoren, die auf Finanzpublikationen und Investor Relations spezialisiert sind.

Alle Teammitglieder haben das erforderliche Hintergrundwissen zu den relevanten Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften wie HGB, IFRS und CRR. Sie übersetzen für DAX-Unternehmen und Konzerne, deren Aktien u. a. an der Deutschen Börse gehandelt werden, sowie Mittelständler aus diversen Branchen. Meist geht es um die Übersetzung von Geschäftsberichten ins Englische oder ins Deutsche, aber auch andere Sprachkombinationen sind möglich.

Gutes Timing ist das A und O

Eine Herausforderung bei Geschäftsberichten ist die Tatsache, dass Texte für die Übersetzung oft in mehreren Tranchen kommen. Während Teile des Lageberichts schon früh vorliegen, trifft das Zahlenwerk mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang häufig erst kurz vor Drucklegung ein.

Der Prozess vom ersten Kontakt bis zum fertigen Geschäftsbericht sollte deshalb gut getaktet sein. „Das größte Problem besteht darin, wenn nicht genügend Zeit für die Übersetzung bleibt“, so Petritsch. „Wird der Geschäftsbericht im März veröffentlicht, sollte im Idealfall alles bis Mitte Februar fertig übersetzt und lektoriert sein.“

Deshalb sei es wichtig, Übersetzer frühzeitig in die Planung des Berichts einzubinden. „In der heißen Phase von Januar bis März sind sechs Account Manager und bestimmt 15 hoch spezialisierte Übersetzer und Lektoren nur mit der Übersetzung von Geschäftsberichten beschäftigt.“ Die Account Manager koordinieren die mehrstufigen Übersetzungsprozesse im Hintergrund und agieren für die Kunden von Leinhäuser durchgängig als zentrale Ansprechpartner.

Auch für Petritschs Kollegen Robert Röder, ebenfalls Senior Account Manager Finanzkommunikation bei Leinhäuser, ist deshalb der Faktor Zeit mit die größte Herausforderung: „Im Idealfall beginnt die Planung für die Übersetzung eines Geschäftsberichts mindestens sechs Monate vor Veröffentlichung. Viele Kunden sprechen uns schon im August an.“

Auf dieser Basis buchen die Kollegen bereits die Teams, schätzen Durchlaufzeiten ein und stimmen die Zeitpläne mit den Kunden ab. Dann lässt sich auch gemeinsam besprechen, welcher Text oder Schritt eventuell vorgezogen werden könnte, um Engpässe zu vermeiden – damit genug Zeit für die Qualitätssicherung bleibt.

Standby-Service: Bereitschaftsdienst für die heiße Phase

Selbst wenn es zeitlich einmal knapp wird, findet sich meist doch noch eine Lösung. Für Änderungen in letzter Minute gibt es bei Leinhäuser den „Standby-Service“: Hier stehen ein Account Manager und ein muttersprachlicher Übersetzer aus dem Team auch außerhalb der normalen Bürozeiten bereit und arbeiten kurzfristige Informationen und Aktualisierungen in den Geschäftsbericht ein.

Bedarf dazu ergibt sich beispielsweise, wenn noch am Abend eine wichtige Ausschusssitzung zu den Zahlen stattfindet und am nächsten Tag bereits die Drucklegung ansteht. Oder wenn im DAX-Unternehmen übers Wochenende noch an finalen Versionen von Texten gearbeitet wird, die unverzüglich übersetzt und in den Geschäftsbericht eingepflegt werden müssen.

Für eine schnelle und nahtlose Zusammenarbeit arbeiten die Teams von Leinhäuser mit den gängigen Dateiformaten darunter auch Dokumente, die über „FIRE.sys“ erstellt wurden, einer Redaktionssoftware für Finanzpublikationen.

Um die Vertraulichkeit der sensiblen Inhalte nicht zu gefährden, wird im Arbeitsalltag auf zahlreiche Sicherheitsmechanismen zurückgegriffen, darunter geschützte Austauschplattformen, Passwortschutz und E-Mail-Verschlüsselung. „Bei einigen Kunden stehen unsere Namen auch im Insiderverzeichnis“, kommentiert Röder abschließend.

Weitere Leistungen rund um die Finanzkommunikation

Das Team Finanzkommunikation arbeitet nicht nur an DAX Geschäftsberichten. Das ganze Jahr übersetzen sie für die Finanzpublizität und Investor Relations der Kunden – von der Ad-hoc-Meldung über Pressemitteilungen bis hin zur Einladung für die nächste Hauptversammlung. Hier finden Sie weitere Informationen über die Leistungen rund um die Finanzkommunikation.

Unser Team Finanzkommunikation steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung: