Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. So lautet ein berühmtes Zitat von Trainerlegende Sepp Herberger. Doch obwohl diese Weisheit aus dem Fußball stammt, lässt sie sich auf viele andere Bereiche übertragen – zum Beispiel auf die Übersetzung von Geschäftsberichten. Denn auch hier geht es in vielerlei Hinsicht ziemlich sportlich zu.
Spätestens mit dem ersten bunten Laub beginnt im Herbst die Ressourcenplanung: Kapazitäten werden abgestimmt und Übersetzerinnen und Übersetzer gebucht, damit in der Saison alles glatt läuft. Die heißen Phasen liegen erfahrungsgemäß in den ersten Monaten des neuen Jahres, wenn unsere linguistischen Teams in kürzester Zeit parallel diverse Geschäftsberichte übersetzen. Und kaum sind die Ergebnisse veröffentlicht, geht es auch schon wieder in die Vorbereitung für die nächste Runde.
Präzise, schnell und fachlich kompetent
In der globalisierten Wirtschaft sind Unternehmen oft international aufgestellt, was nicht nur Unterschiede in kulturellen Nuancen, Terminologie und sprachlichen Feinheiten, sondern auch in den gesetzlichen Anforderungen der verschiedenen Länder mit sich bringt.
Deshalb zählt das Übersetzen von Geschäftsberichten – ebenso wie das der Quartals- und Halbjahresberichte – zu den anspruchsvollsten Aufgaben: Hier stehen, mehr noch als bei Übersetzungen aus anderen Bereichen, Präzision, Schnelligkeit und Fachkompetenz an erster Stelle. Nicht nur jeder Arbeitsschritt, jedes Wort und jede Zahl müssen stimmen. Ebenso müssen Vertraulichkeit und Kommunikationssicherheit während des gesamten Übersetzungsprozesses gewährleistet werden.
Geschäftsberichte haben höchste Brisanz
weiß Wolfram Reichel, Senior Group Account Manager Finanzkommunikation bei Leinhäuser, aus Erfahrung. Gemeinsam mit weiteren Kolleginnen und Kollegen koordiniert er die Fachübersetzungs- und Lektoratsteams, die auf Corporate Reporting, Finanzpublikationen und Investor Relations spezialisiert sind.
Alle Teammitglieder haben das erforderliche Know-how zu den relevanten Reporting Standards und gesetzlichen Vorschriften wie HGB, IFRS und CRR. Sie übersetzen für DAX-Unternehmen und Konzerne, deren Aktien unter anderem an der Deutschen Börse gehandelt werden, sowie für mittelständische Unternehmen aus diversen Branchen.
Meist handelt es sich um die Übersetzung von Geschäftsberichten ins Englische oder ins Deutsche, es besteht aber auch Bedarf an anderen Sprachen.
Nachhaltige Exzellenz
Am 5. Januar 2023 trat die neue EU-Richtlinie zur Unternehmens-Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) in Kraft, die erhebliche Veränderungen der bis dato geltenden gesetzlichen Vorgaben zur nichtfinanziellen Berichterstattung (NFRD) in der EU mit sich brachte. Seitdem unterliegen nämlich auch nicht börsennotierte große Unternehmen, kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mindestens 1.000 Mitarbeitenden sowie bestimmte Unternehmen aus Drittstaaten mit relevantem EU-Bezug einer entsprechenden Berichtspflicht.
Inwiefern spielt dies nun eine Rolle für die Übersetzung von Geschäftsberichten? Ganz einfach: Die neue Richtlinie schreibt vor, dass die Nachhaltigkeitsberichterstattung fester Bestandteil des Lageberichts sein muss. Dadurch ergeben sich zusätzliche Herausforderungen für alle Beteiligten – nicht nur hinsichtlich des Zeitplans aufgrund des höheres Textvolumens, sondern auch mit Blick auf die spezifische Nachhaltigkeitsterminologie.
Um den neuen Vorgaben gerecht zu werden, setzt unser Team verstärkt auf die Abstimmung mit unseren Kunden. Mögliche spontane Änderungen im Ablauf lassen sich so umgehend koordinieren und optimal umsetzen. Darüber hinaus wird auf diese Weise sichergestellt, dass auch die terminologischen Feinheiten in Zusammenhang mit Nachhaltigkeitsaspekten exakt den jeweiligen Vorgaben entsprechen. In diesem Zuge speichern unsere Account Manager spezifische Fachbegriffe gemäß Kundenpräferenz in einer dedizierten Datenbank und sorgen damit ebenso bei Folgeaufträgen für maximale Konsistenz.
Während sich die CSRD auf die rechtlichen Rahmenbedingungen der Nachhaltigkeitsberichterstattung bezieht, legen die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) fest, wie, was und in welcher Form zu berichten ist. Da in diesem Zusammenhang eine offizielle Terminologie eingehalten werden muss, möchten manche Kunden auf ein bestehendes Set an solchen zentralen Schlüsselbegriffen zurückgreifen. Daher umfasst unser Leistungsspektrum zudem fachgerecht aufgebaute, zweisprachige Glossare zum Thema Nachhaltigkeit, mit denen sich jegliche Kommunikation entsprechend den geltenden Anforderungen formulieren lässt.
Neben der Terminologie gewinnt durch die thematische Erweiterung auch die Datensicherheit zusätzlich an Bedeutung. Vor der Veröffentlichung eines Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichts dürfen bestimmte Informationen schließlich nicht nach außen gelangen. Als TISAX-zertifizierter Sprachdienstleister steht Leinhäuser Language Services für ein Höchstmaß an Vertraulichkeit, sodass alle sensiblen Daten jederzeit geschützt sind.
Im Arbeitsalltag kommen nicht nur zahlreiche Sicherheitsmechanismen wie geschützte Austauschplattformen, Passwortschutz und E-Mail-Verschlüsselung zum Einsatz. Es finden auch regelmäßig Datenschutzschulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Sicherheitsaudits statt, um die Einhaltung der höchsten Standards zu sicherzustellen. Denn der Fokus auf Sicherheit und der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Kundeninformationen schaffen die notwendige verlässliche Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit.
Bei einigen Kunden stehen unsere Namen auch im Insiderverzeichnis
kommentiert Robert Röder, Senior Group Account Manager bei Leinhäuser.
Gutes Timing ist das A und O für die Übersetzung
Ob mit oder ohne Nachhaltigkeitserklärung – eine Herausforderung beim Übersetzen von Geschäftsberichten ist die Tatsache, dass Texte für die Übersetzung oft in mehreren Tranchen kommen. Während Teile des Lageberichts schon früh vorliegen, trifft das Zahlenwerk mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang häufig erst kurz vor der Veröffentlichung ein.
Eine Herausforderung beim Übersetzen von Geschäftsberichten ist die Tatsache, dass Texte für die Übersetzung oft in mehreren Tranchen kommen. Während Teile des Lageberichts schon früh vorliegen, trifft das Zahlenwerk mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang häufig erst kurz vor.
Der Prozess vom ersten Kontakt bis zum fertigen Geschäftsbericht sollte deshalb gut getaktet sein. „Das größte Problem besteht darin, wenn nicht genügend Zeit für die Übersetzung bleibt“, so Reichel.
Wird der Geschäftsbericht im März veröffentlicht, sollten idealerweise alle Dokumente bis Mitte Februar fertig übersetzt und lektoriert sein.
Deshalb sei es wichtig, die Übersetzerinnen und Übersetzer frühzeitig in die Planung des Berichts einzubinden.
In der heißen Phase von Januar bis März sind sechs Account Manager und ein hochspezialisiertes, bestimmt 15-köpfiges Übersetzungs- und Lektoratsteam nur mit der Übersetzung von Geschäftsberichten beschäftigt.
Die Account Manager koordinieren die mehrstufigen Übersetzungsprozesse im Hintergrund und fungieren durchgängig als zentrale Kontakte für die Kunden von Leinhäuser.
Auch für Röder ist deshalb der Faktor Zeit eine der größten Herausforderungen: „Im Idealfall beginnt die Planung für die Übersetzung eines Geschäftsberichts mindestens sechs Monate vor Veröffentlichung. Viele Unternehmen sprechen uns schon im August an.“
Auf dieser Basis buchen die Account Manager bereits die Teams, schätzen Durchlaufzeiten ein und stimmen die Zeitpläne mit den Kunden ab. Dann lässt sich im Vorfeld gemeinsam besprechen, welche Texte oder Arbeitsschritte eventuell vorgezogen werden können, um Engpässe zu vermeiden – damit genug Zeit für die Qualitätssicherung bleibt.
Standby-Service: Bereitschaftsdienst für die heiße Phase
Selbst wenn es zeitlich einmal knapp wird, findet sich meist doch noch eine Lösung. Für Änderungen in letzter Minute gibt es bei Leinhäuser den „Standby-Service“: Hier stehen ein Account Manager und ein muttersprachlicher Übersetzer oder eine Übersetzerin aus dem Team auch außerhalb der normalen Bürozeiten bereit, um kurzfristige Informationen und Aktualisierungen in den Geschäftsbericht einzuarbeiten.
Das ist zum Beispiel nötig, wenn noch am Abend eine wichtige Ausschusssitzung zu den Zahlen stattfindet und am nächsten Tag bereits die Drucklegung ansteht. Oder wenn im Unternehmen übers Wochenende noch an finalen Versionen von Texten gearbeitet wird, die unverzüglich in den Geschäftsbericht und die entsprechende Übersetzung eingepflegt werden müssen.
Für eine schnelle und nahtlose Zusammenarbeit arbeiten die Fachübersetzerinnen und Fachübersetzer von Leinhäuser mit den gängigen Dateiformaten, darunter auch mit speziellen Redaktionssoftwares für Finanzpublikationen.
Weitere Leistungen rund um die Finanzkommunikation
Das Team Finanzkommunikation arbeitet nicht nur an DAX-Geschäftsberichten und verwandten Finanzdokumenten. Wie der Name vermuten lässt, erstreckt sich das Fachwissen des Teams über die gesamte Finanzwelt: Sie übersetzen ganzjährig für die Finanzpublizität und Investor Relations der Kunden, von der Ad-hoc-Meldung über Pressemitteilungen bis hin zur Einladung für die nächste Hauptversammlung.
Unser Team Finanzkommunikation steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung:
Als unsere Expertinnen und Experten für Nachhaltigkeitsberichterstattung hilft Ihnen unser Team um Julia Haas zudem bei sämtlichen Fragen rund um die CSRD und ESRS weiter.
