GESCHÄFTSBERICHTE ÜBERSETZEN: ZWISCHEN VORSTAND UND INVESTOR

Alle Jahre wieder…

… steht bei Leinhäuser die Saison der Geschäftsberichte an. Die heißen Phasen liegen erfahrungsgemäß in den ersten Monaten des neuen Jahres, wenn unsere Linguistik-Teams in kürzester Zeit parallel diverse Geschäftsberichte übersetzen.

Mit dem ersten bunten Laub beginnt jedoch schon im Herbst die Ressourcenplanung: Kapazitäten werden abgestimmt und Übersetzerinnen und Übersetzer gebucht, damit in der Saison alles glatt läuft.

Präzise, schnell und fachlich kompetent

In der globalisierten Wirtschaft sind Unternehmen oft international aufgestellt, was nicht nur Unterschiede in kulturellen Nuancen, Terminologie und sprachlichen Feinheiten, sondern auch in den gesetzlichen Anforderungen der verschiedenen Länder mit sich bringt.

Deshalb zählt das Übersetzen von Geschäftsberichten – ebenso wie das der Quartals- und Halbjahresberichte – zu den anspruchsvollsten Aufgaben: Hier stehen, mehr noch als bei Übersetzungen aus anderen Bereichen, Präzision, Schnelligkeit und Fachkompetenz an erster Stelle. Nicht nur jeder Arbeitsschritt, jedes Wort und jede Zahl müssen stimmen. Ebenso müssen Vertraulichkeit und Kommunikationssicherheit während des gesamten Übersetzungsprozesses gewährleistet werden.

„Geschäftsberichte haben höchste Brisanz“, weiß Jessica Petritsch, Senior Account Manager Finanzkommunikation bei Leinhäuser, aus Erfahrung. Gemeinsam mit weiteren Kolleginnen und Kollegen koordiniert sie die Fachübersetzungs- und Lektoratsteams, die auf Corporate Reporting, Finanzpublikationen und Investor Relations spezialisiert sind.

Alle Teammitglieder haben das erforderliche Know-How zu den relevanten Reportings Standards und gesetzlichen Vorschriften wie HGB, IFRS und CRR. Sie übersetzen für DAX-Unternehmen und Konzerne, deren Aktien unter anderem an der Deutschen Börse gehandelt werden, sowie für mittelständige Unternehmen aus diversen Branchen.

Meist handelt es sich um die Übersetzung von Geschäftsberichten ins Englische oder ins Deutsche, es besteht aber auch Bedarf an anderen Sprachen.

Gutes Timing ist das A und O für die Übersetzung

Eine Herausforderung beim Übersetzen von Geschäftsberichten ist die Tatsache, dass Texte für die Übersetzung oft in mehreren Tranchen kommen. Während Teile des Lageberichts schon früh vorliegen, trifft das Zahlenwerk mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang häufig erst kurz vor.

Der Prozess vom ersten Kontakt bis zum fertigen Geschäftsbericht sollte deshalb gut getaktet sein. „Das größte Problem besteht darin, wenn nicht genügend Zeit für die Übersetzung bleibt“, so Petritsch.

Wird der Geschäftsbericht im März veröffentlicht, sollten idealerweise alle Dokumente bis Mitte Februar fertig übersetzt und lektoriert sein.

Deshalb sei es wichtig, die Übersetzerinnen und Übersetzer frühzeitig in die Planung des Berichts einzubinden.

In der heißen Phase von Januar bis März sind sechs Account Manager und ein hochspezialisiertes, bestimmt 15-köpfiges Übersetzungs- und Lektoratsteam nur mit der Übersetzung von Geschäftsberichten beschäftigt.

Die Account Manager koordinieren die mehrstufigen Übersetzungsprozesse im Hintergrund und fungieren durchgängig als zentrale Ansprechpartner für die Kunden von Leinhäuser.

Auch für Petritschs Kollegen Robert Röder, ebenfalls Senior Account Manager Finanzkommunikation bei Leinhäuser, ist deshalb der Faktor Zeit eine der größten Herausforderungen: „Im Idealfall beginnt die Planung für die Übersetzung eines Geschäftsberichts mindestens sechs Monate vor Veröffentlichung. Viele Unternehmen sprechen uns schon im August an.“

Auf dieser Basis buchen die Account Manager bereits die Teams, schätzen Durchlaufzeiten ein und stimmen die Zeitpläne mit den Kunden ab. Dann lässt sich im Vorfeld gemeinsam besprechen, welche Texte oder Arbeitsschritte eventuell vorgezogen werden können, um Engpässe zu vermeiden – damit genug Zeit für die Qualitätssicherung bleibt.

Standby-Service: Bereitschaftsdienst für die heiße Phase

Selbst wenn es zeitlich einmal knapp wird, findet sich meist doch noch eine Lösung. Für Änderungen in letzter Minute gibt es bei Leinhäuser den „Standby-Service“: Hier stehen ein Account Manager und ein muttersprachlicher Übersetzer oder eine Übersetzerin aus dem Team auch außerhalb der normalen Bürozeiten bereit, um kurzfristige Informationen und Aktualisierungen in den Geschäftsbericht einzuarbeiten.

Das ist zum Beispiel nötig, wenn noch am Abend eine wichtige Ausschusssitzung zu den Zahlen stattfindet und am nächsten Tag bereits die Drucklegung ansteht. Oder wenn im DAX-Unternehmen übers Wochenende noch an finalen Versionen von Texten gearbeitet wird, die unverzüglich in den Geschäftsbericht und die entsprechende Übersetzung eingepflegt werden müssen.

Für eine schnelle und nahtlose Zusammenarbeit arbeiten die Fachübersetzerinnen und Fachübersetzer von Leinhäuser mit den gängigen Dateiformaten, darunter mit „FIRE.sys“ erstellte Dokumente, einer Redaktionssoftware für Finanzpublikationen.

Um die Vertraulichkeit der sensiblen Inhalte nicht zu gefährden, kommen im Arbeitsalltag zahlreiche Sicherheitsmechanismen wie geschützte Austauschplattformen, Passwortschutz und E-Mail-Verschlüsselung zum Einsatz.

Darüber hinaus finden regelmäßig Datenschutzschulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Sicherheitsaudits statt, um die Einhaltung der höchsten Standards zu gewährleisten. Denn der Fokus auf Sicherheit und der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Kundeninformationen schaffen die notwendige verlässliche Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit.

„Bei einigen Kunden stehen unsere Namen auch im Insiderverzeichnis“, kommentiert Röder abschließend.

Weitere Leistungen rund um die Finanzkommunikation

Das Team Finanzkommunikation arbeitet nicht nur an DAX Geschäftsberichten und verwandten Finanzdokumenten. Wie der Name vermuten lässt, erstreckt sich das Fachwissen des Teams über die gesamte Finanzwelt: Sie übersetzen ganzjährig für die Finanzpublizität und Investor Relations der Kunden, von der Ad-hoc-Meldung über Pressemitteilungen bis hin zur Einladung für die nächste Hauptversammlung.

Unser Team Finanzkommunikation steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung: