Geschäftsberichte – alles andere als ein Standardprojekt

Professionelle Unterstützung à la Leinhäuser

Wo Zahlen auf Strategie treffen und Pflichtangaben auf Imagepflege, entsteht ein Textformat, das es in sich hat: Geschäftsberichte. Hier geht es längst nicht mehr nur um korrekte Terminologie und konsistente Zahlen. Gefragt ist ein feines Gespür für Tonalität, regulatorische Sachverhalte und die perfekte Balance zwischen Transparenz, Storytelling und Markenidentität – und das über mehrere Sprachen hinweg, unter hohem Zeitdruck und mit zahlreichen Stakeholdern im Hintergrund.

Genau in diesem anspruchsvollen Umfeld durften wir unseren Kunden Symrise begleiten, einen weltweit führenden Anbieter von Duft- und Geschmacksstoffen, kosmetischen Wirkstoffen sowie funktionalen Inhaltsstoffen. Mit rund 35.000 Produkten, einem globalen Marktanteil von rund 11 Prozent und über 12.700 Mitarbeitenden weltweit prägt das Unternehmen seine Branche maßgeblich – und stellt entsprechend hohe Anforderungen an die Qualität seiner Unternehmenskommunikation.

Zwei Sprachen, ein Anspruch: maximale Präzision

Beim Geschäftsbericht 2025 inklusive Nichtfinanzieller Konzernerklärung zeigte sich die Komplexität in ihrer ganzen Bandbreite, gespickt mit ein paar zusätzlichen „Extras“. Da uns der Bericht teils in deutscher und teils in englischer Fassung bereitgestellt wurde, bestand unsere Aufgabe in wechselseitigen Übersetzungen und mehrstufigen Lektoraten. Und das – wie so üblich bei dieser Art von Projekten – nicht auf Basis finaler Dokumente, sondern mitten im laufenden Prozess. Will heißen: Änderungen „on the fly“, mehrere Überarbeitungsschleifen und kontinuierliche Abstimmungen.

Den auf deutsch verfassten Finanzteil, bestehend aus Lagebericht und Konzernabschluss, unterzogen wir zunächst einem Lektorat. Nach der anschließenden Übersetzung ins Englische prüften wir beide Sprachen parallel in der gesetzten PDF-Datei, um inhaltliche Übereinstimmung und terminologische Konsistenz sicherzustellen.

Bei der Nichtfinanziellen Konzernerklärung wurde es noch etwas spannender. Ausgangssprache Englisch, Übersetzung ins Deutsche – so weit, so vertraut. Da die deutsche Fassung einer Wirtschaftsprüfung unterzogen wurde, ergaben sich nachträgliche Änderungen, die sich ebenfalls im Englischen widerspiegeln sollten. Vor der Rückübersetzung führten wir beide Sprachstände daher systematisch zusammen, um sie inhaltlich sauber aufeinander abzustimmen.

Zum Abschluss folgte in beiden Sprachen das finale Lektorat direkt im Layout, einschließlich eines sorgfältigen Abgleichs zwischen Deutsch und Englisch. Das Ergebnis: zwei Sprachversionen, die inhaltlich und stilistisch perfekt zusammenpassen. Genau so, wie es ein Geschäftsbericht dieser Größenordnung verlangt.

Das Setup hinter den Kulissen

Neben der inhaltlichen Komplexität brachte das Projekt auch auf organisatorischer und technischer Ebene einige Besonderheiten mit sich. So arbeiteten wir für den Finanzteil und die Nichtfinanzielle Konzernerklärung (NFE) mit unterschiedlichen Abteilungen und Ansprechpersonen auf Kundenseite zusammen.

In technischer Hinsicht ergab sich im Vergleich zum Vorjahr eine Neuerung: Statt wie bisher mit klassischen Word-Dateien arbeiteten wir erstmals mit Exporten aus einem spezialisierten Reporting-System. Das bedeutete für uns eine Umstellung im Handling der Inhalte, die wir jedoch schnell in unsere bestehenden Prozesse integrieren konnten.

Hinzu kam ein insgesamt sehr großer Textumfang, der eine präzise Planung und saubere Koordination über alle Projektphasen hinweg erforderte. Eine wichtige Grundlage waren dabei neben dem offiziellen Kunden-Styleguide auch Vorgängerberichte, die wir systematisch als verbindliche Referenz für die Übersetzung nutzten.

Gerade im Bereich der Nichtfinanziellen Konzernerklärung konnten wir zudem auf unsere eigenen, aus offiziellen Quellen extrahierten Terminologieressourcen zurückgreifen – insbesondere zur Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), zur EU-Taxonomie und zu den European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Dies bildete die Basis, um auch komplexe regulatorische Inhalte sprachlich korrekt und konsistent umzusetzen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor war die reibungslose Zusammenarbeit mit der Layoutagentur. Die Abstimmung funktionierte durchweg professionell und lösungsorientiert – unterstützt durch regelmäßige, oft auch kurzfristige Meetings.

Flexibilität als Erfolgsfaktor

Wie bei solchen Projekten nicht ungewöhnlich, blieb hier vieles in Bewegung: Zeitpläne wurden nachjustiert, Abläufe weiterentwickelt. Für uns bedeutet das vor allem eines: flexibel bleiben, schnell reagieren und gemeinsam mit allen Beteiligten Lösungen finden, die den Prozess stabil voranbringen.

Auch bei Rückfragen, insbesondere im anspruchsvollen regulatorischen Themenkomplex rund um die CSRD, zeigte sich, wie wichtig eine enge Abstimmung ist. Durch kontinuierlichen Austausch konnten offene Punkte Schritt für Schritt geklärt und sauber in den weiteren Prozess integriert werden.

Wie bereits erwähnt, arbeiteten wir erstmals mit Exporten aus einem spezialisierten Reporting-System. Diese brachten eine neue Struktur und zusätzliche technische Elemente mit sich, die wir zunächst sorgfältig einordnen mussten. Durch gezielte Anpassungen in unseren Abläufen konnten wir die Inhalte jedoch zuverlässig weiterverarbeiten. Gleichzeitig identifizierten wir gemeinsam mit dem Kunden mögliche Optimierungen für zukünftige Projekte – etwa in Bezug auf alternative Dateiformate oder eine noch engere Verzahnung bei der Systemnutzung.

Im Projekteverlauf wurde außerdem deutlich, wie essenziell eine klare Steuerung der Sprachversionen ist. Da Inhalte teilweise parallel in mehreren Fassungen weiterentwickelt wurden, war eine besonders präzise Nachführung erforderlich. Hier konnten wir durch strukturierte Arbeitsweisen und einen umfassenden Überblick über alle Versionen sicherstellen, dass beide Sprachstände jederzeit sauber zusammengeführt wurden.

Kurzfristige Anpassungen und zeitversetzte Anlieferungen einzelner Inhalte gehörten ebenso zum Projektalltag. Dank eingespielter Prozesse und hoher Einsatzbereitschaft im Team konnten wir diese Phasen optimal auffangen und die Qualität über alle Schritte hinweg konstant hoch halten.

Ein weiterer wesentlicher Faktor war der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten. Wo Abstimmungen gebündelt und transparent kommuniziert wurden, zeigte sich schnell eine merklich höhere Effizienz. Besonders gegen Ende des Projekts hat der Austausch über eine zentrale Ansprechperson auf Kundenseite die Zusammenarbeit spürbar beschleunigt und vereinfacht.

So wurde einmal mehr deutlich: Gerade bei komplexen, dynamischen Projekten entsteht Qualität nicht nur durch Fachkompetenz, sondern insbesondere durch Flexibilität, klare Kommunikation und ein gut abgestimmtes Zusammenspiel aller Beteiligten.

Erfolg, der verbindet

Am Ende zählt vor allem das Ergebnis – und die Zufriedenheit auf Kundenseite. Umso mehr freut uns das durchweg positive Feedback, das wir im Anschluss an das Projekt erhalten haben. Besonders hervorgehoben wurden dabei unsere lösungsorientierte Herangehensweise, die enge Zusammenarbeit und unser Anspruch, stets mitzudenken und den Prozess aktiv mitzugestalten.

Oder in den Worten von Friedrich-Wilhelm Micus, Director Corporate Communications bei Symrise:

Wenn mich jemand nach einem Übersetzungsunternehmen fragt, mit dem man komplexe Projekte umsetzen und auf eine tolle Leistung vertrauen kann, kenne ich nur eine Antwort: Leinhäuser!

Ein schöneres Kompliment kann es kaum geben – der beste Ansporn für alles, was noch kommt. Denn auch wir freuen uns schon jetzt auf die nächsten gemeinsamen Projekte.